وبینار میزیتو

سه‌شنبه ۱۲ تیر

مدیریت پروژه؛
مدیتیشن در آشفته‌بازار!

روزهایی که کارها زیاده و پروژه‌ها روی سرتون ریخته و کارهای هم‌تیمیاتون تو شلوغی‌ها گم و فراموش می‌شه، به یه مدیتیشن ساده نیاز دارین؛ البته از نوع کاریش!

  • راهنمای جامع مدیریت پروژه
  • ویژگی‌ها و انواع پروژه
  • وظایف مدیر پروژه
  • متودولوژی‌های مدیریت پروژه
مدیریت پروژه و کنترل وظایف مدیریت پروژه و کنترل وظایف
doneلینک مقاله کپی شد!

مدیریت پروژه | مفهوم پروژه و انواع آن + تکنیک‌های مدیریتی و ابزارهای آنلاین.

راهنمای جامع مدیریت پروژه

مدیریت موفق بدون آشنایی با اصول مدیریت پروژه ممکن نیست.

اما معنای پروژه چیست؟ آیا هر کار و فرآیندی را می‌توانیم زیرمجموعه‌ای پروژه بدانیم؟ بهترین راهکارهای مدیریت پروژه‌ها در فضای کسب‌و‌کار کدام راهکارها هستند و از کدام نرم‌افزارها و پلتفرم‌ها می‌توانیم برای تسهیل کارها استفاده کنیم. در این مطلب به تمامی این سؤالات پاسخ جامع می‌دهیم.

پروژه چیست؟ پروژه چیست؟

پروژه چیست؟

بسیاری از مدیران کسب‌وکارها و کارمندان شرکت‌ها روزانه بر روی پروژه‌های مختلفی کار می‌کنند اما شاید معنای دقیق اصطلاح پروژه (Project) را ندانند.

یکی از دلایل این امر این است که پروژه مفهومی گسترده است و در عین حال متناسب با زمینه‌های مختلف کسب‌وکار ممکن است تعاریف مختلفی پیدا کنید.

با این حال همه ما در این مورد اتفاق نظر داریم که هر پروژه، یک تحویل نهایی را تعریف می‌کند.

به این معنا که در شما در مدتی احتمالا مشخص و با تخصیص بودجه و منابع مشخص باید کاری را انجام دهید که نتیجه آن همان محصول نهایی پروژه است.

پروژه‌ها با روندهای روتین کاری و وظایف نیز تفاوت دارند؛ هر چند تخصیص وظایف به اعضای تیم‌ها در زمان انجام یک پروژه انجام می‌شود.

یک راهکار بهتر برای درک پروژه این است که آن را از یک فرایند مداوم جدا کنیم. زیرا پروژه‌ها دارای یک برنامه زمان‌بندی برای تحویل یا تحقق اهداف هستند. هرچند برخی از پروژه‌ها دارای انعطاف‌پذیری بالایی در زمان‌بندی می‌باشند. برای مثال پروژه‌هایی که در آن‌ها قرار است یک محصول نوآورانه جدید متکی بر یک فناوری نو یا ابداعی ایجاد شود، احتمالا دارای انعطاف‌پذیری بالایی در زمان تحویل محصول نهایی است.

به عبارت دیگر پروژه را می‌توان مجموعه‌ای از وظائف تعریف کرد که باید برای دستیابی به یک نتیجه خاص در زمانی مشخص یا منعطف انجام شوند.

پروژه‌ها همچنین متناسب با وسعت وظائف و پیچیدگی ممکن است توسط یک یا چند نفر انجام شوند.

ویژگی‌های پروژه چیست؟

برای درک بهتر پروژه و موفقیت در مدیریت پروژه‌ها باید برخی از ویژگی‌های مشترک انواع پروژه‌ها را بشناسیم. این ویژگی‌ها باعث تمایز پروژه‌ها از تسک‌ها، عملیات روزانه سازمان، فرآیندهای کاری روتین اداری یا تولیدی و ... می‌شوند. در ادامه با برخی از این ویژگی‌های مشترک آشنا می‌شویم.

ویژگی های پروژه ویژگی های پروژه

پروژه‌ها چیزهای جدیدی را ایجاد می‌کنند

توسعه هر نرم‌افزار جدید بر اساس نیازها و درخواست‌های مشتری را می‌توان یک project نامید؛ زیرا هر بار شما در حال ایجاد یک نرم‌افزار جدید هستید.

برخی از پروژه‌ها شباهت‌های بیشتری دارند. مثلا پروژه‌های گودبرداری شباهت زیادی به هم دارند اما هر بار روی زمینی جدید و معمولا برای کارفرمایی جدید انجام می‌شوند. بنابراین باز هم محصول پروژه و کار انجام شده با نمونه‌های قبلی تفاوت دارد.

پروژه‌ها دارای چرخه عمر یکسان هستند

تمامی اقدامات انجام شده در پروژه‌ها در بستر زمان را می‌توان به بخش‌هایی تقسیم کرد که مجموع آن‌ها را با عنوان چرخه عمر پروژه می‌شناسیم.

این چرخه دارای ۵ مرحله است که ابتدا تا انتهای پروژه را دربرمی‌گیرد و شامل این موارد است:

  • شروع
  • برنامه‌ریزی
  • اجرا
  • نظارت
  • پایان یا تحویل پروژه

پروژه‌ها محدودیت‌های مشابهی دارند

پروژه‌ها ممکن است بزرگ یا کوچک، پیچیده یا ساده باشند؛ با این حال تمامی آن‌ها دارای محدودیت‌های مشابهی هستند که محدودیت زمانی، محدودیت بودجه و وسعت خود پروژه از جمله آن‌ها هستند. برای مثال شما باید یک جدول زمان‌بندی برای پروژه‌ها ایجاد کنید، بودجه مشخصی را برای آن‌ها در نظر بگیرید و همچنین تمامی اقدامات و وظائف را برای انجام پروژه‌ها تعریف و تعیین کنید.

پروژه‌ها نیاز به منابع دارند

منابع تخصیص داده به پروژه‌ها تمامی آن چیزهایی هستند که به آن‌ها برای تکمیل پروژه‌ها نیاز داریم.

این منابع شامل مواردی مانند: نیروهای کار، مواد اولیه، ابزارها، ماشین‌آلات و تجهیزات، فناوری‌ها و ... می‌شوند. برای مثال در یک پروژه ساختمانی معمولا شما به منابعی مانند نیروهای کار از کارگران و مهندسان، مصالح ساختمانی، ماشین‌آلات حمل مصالح و بتن و ... نیاز دارید.

طرح پروژه طرح پروژه

پروژه‌ها به طرح پروژه نیاز دارند

بدون طرح پروژه نمی‌توان شرایط و نیازهای پروژه و وظائف را درک کرد. طرح پروژه دارای دستورالعمل‌های واضحی برای اعضای تیم کاری است. از دیگر مواردی که در یک طرح ذکر می‌شود می‌توان به اهداف، برنامه زمان‌بندی، بودجه و بسیاری از جزئیات دیگر اشاره کرد.

پروژه‌ها به مدیر و تیم اجرایی نیاز دارند

اکثر پروژه‌ها حاصل تلاش‌های تعداد زیادی از نیروهای کاری با تخصص‌های مختلف هستند. ساختار تیم و تخصص اعضای تیم در زمینه‌های مختلف کاری با هم تفاوت دارند، با این حال، پروژه‌ها همگی دارای مدیر و یک تیم کاری می‌باشند.

مدیر پروژه مدیر پروژه

پروژه‌ها چه انواعی دارند؟

برای مدیریت پروژه موفق ابتدا باید با دسته‌بندی پروژه‌ها آشنا باشید. البته طبقه‌بندی پروژه‌ها به‌دلیل تنوع بسیار بالای آن‌ها کاری دشوار است. با این حال می‌توانیم آن‌ها را بر اساس معیارهای مانند: شیوه تامین مالی، زمینه صنعت و کسب‌وکار و نیز روش مدیریت گروه‌بندی کرد. در ادامه با این گروه‌ها آشنا می‌شویم.

تقسیم‌بندی پروژه بر اساس شیوه تامین مالی

هر پروژه‌ای نیاز به تامین مالی دارد. از شیوه‌های مختلف تامین مالی می‌توان به انواع سرمایه‌های شخصی، سرمایه سازمان‌های خصوصی و دولتی، اوراق قرضه، وام و ... اشاره کرد. اما روش دسته‌بندی پروژه‌ها به شکل زیر است:

  • پروژه‌های خصوصی: بودجه مورد نیاز برای انجام این پروژه‌ها توسط افراد یا شرکت‌های خصوصی تامین می‌شود.
  • پروژه‌های عمومی یا دولتی: بودجه این پروژه‌ها توسط نهادهای دولتی تامین می‌شود.
  • پروژه‌های مختلط: سرمایه مورد نیاز برای انجام این پروژه‌ها هم از سوی نهادهای دولتی و هم از سوی شرکت‌های خصوصی و افراد تامین می‌شود.

تقسیم‌بندی پروژه بر اساس زمینه صنعت

تقریبا در هر زمینه صنعتی و برای هر کسب‌وکاری می‌توان پروژه را تعریف و مدیریت کرد. در برخی صنایع، پروژه‌ها وسعت بیشتری دارند و در برخی دیگر وسعت و پیچیدگی پروژه کمتر است. در هر صورت از برخی از انواع پروژه از نظر زمینه صنعت می‌توان به این موارد اشاره کرد:

  • پروژه‌های ساختمانی: از مشهورترین موارد پروژه‌ها می‌توان به پروژه‌های ساخت‌وساز، نوسازی و ... برای ساخت بناهای مسکونی، اداری، تجاری، تفریحی و صنعتی نام برد.
  • پروژه‌های توسعه نرم‌افزار: بسیاری از رویکردهای مدیریت پروژه ابتدا برای زمینه توسعه نرم‌افزار به‌کار برده شدند. این پروژه‌ها همچنین می‌توانند در زمینه‌های توسعه نرم‌افزارهای موبایلی، دسکتاپ و ابزارهای آنلاین دیگر باشند.
  • پروژه‌های تجاری: بسیاری از پروژه‌های با زمینه‌های مختلف کسب‌وکار ارتباط دارند. راه‌اندازی یک کسب‌وکار جدید، توسعه کسب‌وکار، بهینه‌سازی فرآیندها و ... در این گروه قرار می‌گیرند.
  • پروژه‌های تولیدی: این پروژه‌ها معمولا بر تولید یک محصول جدید، راه‌اندازی یک خط تولید جدید، ارتقا یک محصول و ... تمرکز دارند.

انواع پروژه بر اساس روش مدیریت

رویکردها، چارچوب‌ها و فلسفه‌های مدیریتی مختلفی وجود دارند که مدیران با استفاده آن‌‌ها می‌توان اقدامات را ساختارمند کنند و از آن‌ها برای افزایش کیفیت محصول نهایی پروژه، بهره‌وری نیروی کار، ایجاد اصلاحات، انجام پروژه در کمترین زمان و ... استفاده کنند.

برخی از چارچوب‌های مختلف مدیریت پروژه عبارتند از:

  • مدیریت پروژه چابک یا مدیریت پروژه اجایل
  • مدیریت پروژه کانبان
  • مدیریت پروژه اسکرام
  • مدیریت پروژه به روش شش سیگما

مثال‌هایی از انواع پروژه

پروژه می‌تواند بزرگ باشد مانند ساخت یک سد، ساخت یک بزرگراه، ساخت یک تونل، ساخت یک بزرگراه، تجهیز یک دیتاسنتر و ... ؛ می‌تواند کوچک باشد مانند ساخت یک نرم‌افزار بازی موبایلی برای کودکان، انجام سئو یک سایت در زمان محدود، طراحی یک سایت کسب‌وکار و موارد دیگر.

انواع پروژه انواع پروژه

در ادامه مثال‌های از انواع پروژه‌ها را بدون در نظر گرفتن دسته‌بندی با هم می‌خوانیم:

  • ساخت یک خانه چوبی در شمال کشور
  • ساخت یک راه‌پله برای فضای داخلی یک خانه
  • بازسازی آشپزخانه منزل
  • ایجاد یک سازمان غیر انتفاعی برای اهداف بشردوستانه
  • ساخت یک مرکز خرید
  • ساخت ویترین یک فروشگاه
  • تجهیز یک پارکینگ به نرم‌افزارها و تجهیزات اتوماسیون
  • تولید یک محصول سفارشی
  • راه‌اندازی یک کارخانه
  • انجام اصلاحاتی با هدف افزایش بهره‌وری در یک سازمان

آشنایی با چرخه عمر پروژه؛ ضرورتی برای مدیریت پروژه‌ها

همان‌طور که پیشتر گفتیم می‌توان برای تمامی انواع پروژه‌ها چرخه عمر و فازها یا مراحل آن را تعریف کنیم؛ اما این کار برای پروژه‌های پیچیده با دامنه گسترده و منابع و وظائف گوناگون اهمیت بیشتری دارد. چرخه عمر پروژه توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) طراحی شده است و چارچوبی برای اجرای موثر و روان پروژه‌ها است. در ادامه فازها یا مراحل را در این چرخه بررسی می‌کنیم.

مرحله آغاز

اولین مرحله در چرخه عمر پروژه‌ها مرحله شروع نام دارد.

این مرحله می‌تواند شروع رسمی پروژه با دریافت سفارش و برگزاری جلساتی با ذی‌نفعان و مشتریان باشد. در این مرحله باید اهداف پروژه را تعیین کنیم، ریسک‌ها بشناسیم، امکانات و منابع را بررسی کنیم با درخواست‌ها و نیازهای مشتری آشنا شویم.

در برخی مواقع در این مرحله کار امکان‌سنجی پروژه در قالب یک فاز تحقیقاتی نیز انجام می‌شود.

چرخه عمر پروژه چرخه عمر پروژه

مرحله برنامه‌ریزی

مرحله برنامه‌ریزی شامل درک دقیق پروژه و محدودیت‌های آن و برنامه‌ریزی تمامی اقدامات لازم است.

این مرحله را می‌توانید در قالب یک طرح جامع برای پروژه‌ها در نظر بگیریم و مواردی مانند طرح مدیریت، محدودیت زمانی و وسعت پروژه، ساختار تیم‌های کاری، روش تامین مالی، روش تخصیص بودجه و برآورد بودجه را در آن مشخص کنیم.

این طرح همچنین باید به این سؤال‌ها پاسخ دهد:

  • چه باید انجام دهیم؟
  • چگونه باید به اهداف پروژه دست پیدا کنیم؟
  • چه زمانی باید کارها انجام شوند؟
  • چگونه می‌دانیم که کارمان به پایان رسیده است؟

مرحله اجرا

مرحله اجرا شامل بخش‌های بسیار مهمی از جمله: تشکیل تیم، مشارکت ذی‌نفعان، ارتباطات، مدیریت مشتری و تضمین کیفیت است.

این همان مرحله‌ای است که بودجه تقسیم و توزیع می‌شود، اعضای تیم طرح را دریافت کرده و کار را شروع می‌کنند و محصولات یا نتایج ایجاد می‌شوند. این مرحله دارای یک برنامه زمان‌بندی است که ممکن است از یک روز تا حتی چندین سال باشد. هدف از این مرحله، مدیریت موثر تیم‌های کاری، انجام کارها بر اساس اولویت‌بندی، نظارت و اجرای وظائف به بهترین شکل است.

مرحله نظارت و کنترل

هر پروژه‌ای نیاز به نظارت دارد و این کار توسط مدیران، بازرسان و ابزارهای نظارت و کنترل انجام می‌شود.

در این مرحله خود اعضای تیم نیز بر عملکردهای خود نظارت دارند، میزان پیشرفت کار را یادداشت کرده و گزارش می‌دهند. مدیر تیم نیز می‌توانند مطابق با برنامه زمان‌بندی‌شده اقدامات، میزان پیشرفت پروژه و کیفیت کار را بررسی کند. مزیت این مرحله در شناسایی سریع‌تر مشکلات و موانع کار و حل این موارد است.

مرحله پایان

آخرین مرحله از چرخه عمر مدیریت پروژه، مرحله پایان است.

در این مرحله مدیران باید تمامی خروجی‌های پروژه و محصولات نهایی را ثبت کنند، اسناد مرتبط با پروژه را گردآوری و بایگانی کنند، داده‌های دیجیتالی را گردآوری کنند و بعد از بررسی تمامی این داده‌ها یک جلسه نیز با حضور اعضای گروه برگزار می‌شود که در آن اعضا تجربیاتی را که آموخته‌اند به اشتراک می‌گذارند.

ویژگی های پروژه موفق ویژگی های پروژه موفق

چگونه بدانیم پروژه موفق بوده است؟

امروزه برای مدیریت پروژه ابزارهای تحلیل فراوانی در دسترس هستند که تمامی اقدامات را در بستر برنامه زمانی به شما نشان می‌دهند و نتایج را نیز تحلیل می‌‌کنند. با این حال بدون استفاده از این نرم‌افزارها نیز می‌توانیم میزان موفقیت پروژه را تا حدود زیادی بررسی کنیم.

برای بررسی پروژه از نظر میزان موفقیت کافی است به این سؤال‌ها پاسخ دهیم:

  • آیا نتایج پروژه مطابق با درخواست‌های مشتری بوده است؟
  • میزان رضایت مشتری چقدر است؟
  • آیا پروژه دقیقا مطابق با برنامه زمان‌بندی پیش رفته است؟
  • آیا پروژه بر اساس طرح بودجه پیش رفته است؟
  • آیا پروژه بازگشت سرمایه مورد انتظار را داشته است؟

مدیریت پروژه؛ راهکار اجرای روان پروژه و دستیابی به اهداف

بعد از آشنایی مفاهیم اولیه مربوط به پروژه وقت آن می‌رسد که سراغ مفهوم مدیریت پروژه (Project management) برویم. پیشنهاد می‌کنیم قبل از این بخواهید برای یکی از پروژه‌های جدید کسب‌وکار یا سازمان خود برنامه‌ریزی کنید، اصول و مفاهیم مقدماتی پروژه را بشناسید. در هر صورت مدیریت پروژه مجموعه‌ای از اصول، راهکارها، مهارت‌ها، متدولوژی‌ها و تکنیک‌هایی است که به شما کمک می‌کنند با بهترین روش پروژه‌های بعدی را مدیریت کنید و بهترین نتایج را کسب کنید.

سه نکته اساسی را در همین ابتدا با هم مرور می‌کنیم:

  • مدیریت پروژه شرایطی را ایجاد می‌کند تا تیم کاری، بر اساس یک برنامه دقیق ، تمامی اقدامات لازم را در محدوده زمانی و بر اساس بودجه مشخص انجام دهند.
  • مسئولیت اساسی مدیران پروژه‌ها ، تشکیل تیم‌های کاری، مدیریت زمان، مدیریت بودجه، ایجاد گزارش‌ها، بررسی داده‌ها و سازماندهی تیم و همچنین حل برخی از مشکلات و رفع موانع است.
  • مدیران می‌توانند از پلتفرم‌های برتر مدیریت پروژه برای تسهیل کارها استفاده کنند.

مدیریت پروژه چیست؟

هر پروژه‌ای را می‌توان به موتور یک خودرو تشبیه کرد که برای تولید نیرو نیاز به اجزای مختلفی دارد، هر جزء وظیفه و نقش خاصی دارد، به منابعی مانند سوخت و روغن نیاز دارد و همچنین تحرکات اجزا دارای یک برنامه دقیق زمان‌بندی است.

پروژه‌ها نیز همین حالت را دارند و وظیفه اساسی مدیران پروژه، اطمینان یافتن از این است که همه این موارد، مدیریت حتی حسابرسی شوند. به‌همین دلیل است که مدیریت پروژه را می‌توان یک شکل ویژه از مدیریت حسابداری نیز دانست.

مدیریت پروژه چیست؟ مدیریت پروژه چیست؟

از سوی دیگر در یک تعریف روشن، مدیریت پروژه عبارت است از: استفاده از دانش، مهارت‌ها، تکنیک‌ها، متدولوژی‌ها و ابزارها برای دستیابی به اهداف پروژه و کمک به اجرای دقیق و روان کارها.

همچنین این شاخه مدیریت شامل مواردی مانند: برنامه‌ریزی، مستندسازی، نظارت و کنترل و مدیریت ارتباطات می‌باشد.

یک مثال برای مدیریت پروژه

مثال‌ها به بهترین شکل می‌توانند مفاهیم نظری را به شکل ملموس بیان کنند و به‌همین دلیل تلاش می‌کنیم نمونه‌های از پروژه‌ها و مدیریت آن‌ها را برای شما بیان کنیم.

همان‌طور که در بخش‌های قبل گفتیم، پروژه‌ها مجموعه‌ای از اقدامات هستند که باید در یک محدوده زمانی و بر اساس یک بودجه مشخص انجام شوند و به یک هدف مشخص برسند.

پروژه‌ها در محیط کار می‌توانند شامل مواردی باشند مانند:

  • طراحی یک محصول جدید
  • توسعه یک نرم‌افزار حسابداری
  • ایجاد یک گزارش دقیق
  • راه‌اندازی یک وب‌سایت فروشگاهی
  • ساخت یک انبار

پروژه‌ها در بیرون از فضای کاری نیز وجود دارند؛ مانند ساخت یک خانه چوبی برای حیوان خانگی، رفتن به پیک نیک و ... .

نکته جالب توجه این است که بدون مدیریت، امکان شکست پروژه‌ها یا عدم دستیابی به بهترین نتایج یا تاخیر در تکمیل پروژه وجود دارد.

مدیران پروژه مدیران پروژه

در مقابل، افرادی در قالب مدیران پروژه‌ها می‌توانند یک تیم برای اجرا ایجاد کنند، وظائف را تعیین کنند، محدودیت‌های پروژه را بشناسند و ثبت کنند، نیازهای مشتریان را درک کنید و با ایجاد بهترین طرح‌ها از اجرای دقیق تمامی وظائف در زمان مناسب اطمینان پیدا کنند.

مدیران پروژه‌ها چه وظایفی دارند؟

مدیران پروژه‌ها همان افرادی هستند که مسئولیت تحویل پروژه‌ها و انجام درست کارها را برعهده دارند. این افراد دارای اختیار کافی برای تشکیل تیم‌های کاری هستند.

بنابراین بعد از تعیین نقش‌ها، تخصص‌ها و مهارت‌های مورد نیاز برای تکمیل پروژه‌ها، افراد دارای چنین تخصص‌ها و مهارت‌هایی را شناسایی می‌کنند و تیم‌ یا تیم‌های کاری را تشکیل می‌دهند. آن‌ها مسئولیت مدیریت دقیق و روزانه اقدامات را دارند و مدیریت ارتباطات بین اعضا، برقراری ارتباط با مشتریان، ذی‌نفعان، سهامداران، مدیران عامل و ... نیز از وظائف آن‌ها است. اما برای درک بهتر مهم‌ترین وظائف مدیران پروژه‌ها را با هم مرور می‌کنیم.

برنامه‌ریزی برای تکمیل پروژه

برنامه‌ریزی یکی از مهم‌ترین فازها در چرخه عمر پروژه‌های گوناگون است و مدیران این پروژه‌ها مسئولیت ایجاد یک برنامه دقیق برای دستیابی به بهترین نتایج را برای پروژه‌ها برعهده دارند.

این برنامه اولیه پروژه را از نخستین ایده‌ها یا تکمیل هدایت می‌کند و شامل مواردی مانند منابع مورد نیاز برای انجام پروژه، تعداد اعضای تیم، زمان، شیوه‌های تامین مالی، بایگانی اسناد، نرم‌افزارها و پلتفرم‌های مورد و ... می‌شود.

تشکیل تیم تشکیل تیم

تشکیل تیم‌ها

برخی پروژه‌ها توسط یک تیم و برخی دیگر توسط چندین تیم کاری انجام می‌شوند.

مدیران پروژه‌ها بهترین افراد را متناسب با مهارت‌ها و حتی ویژگی‌هایی مانند مسئولیت‌پذیری، خلاقیت و نظم کاری انتخاب می‌کنند و نقش‌ها و وظائف را توزیع می‌کنند.

مدیران برتر همچنین از روش‌هایی برای ارتقا مهارت‌های اعضای تیم و نیز استفاده کامل از پتانسیل اعضا استفاده می‌کنند. آن‌ها همچنین بهترین شرایط از نظر تامین منابع و امکانات برای تیم کاری ایجاد کرده و تعارضات بین اعضا را رفع می‌کنند.

رهبری تیم

مدیریت پروژه بدون برخورداری از مهارت‌های ارتباطی و کار گروهی ممکن نیست. مدیران برتر با استفاده از این مهارت‌ها ارتباطات بین اعضا را نیز مدیریت می‌کنند.

آن‌ها برای این کار نقاط قوت و ضعف افراد را شناسایی می‌کنند و با برگزاری جلسات کاری منظم، تعامل بین اعضای گروه را افزایش می‌دهند. توجه داشته باشید که یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های تیم‌های کاری این است اعضای آن از یکدیگر حمایت کنند و بتوانند ایده‌ها را با هم در میان بگذارند.

رهبری تیم رهبری تیم

مدیریت زمان

اکثر پروژه‌ها دارای یک زمان مشخص برای شروع و یک زمان مشخص برای پایان و ارائه نتایج یا محصولات نهایی هستند. برخی دیگر نیز دارای انعطاف‌پذیری بیشتری از زمان هستند.

با این حال همه مدیران، مشتریان و حتی اعضای تیم می‌خواهند که کار در کمترین زمان ممکن انجام شود تا از مزایای تکمیل پروژه بهره‌مند شوند.

مدیران پروژه برای این منظور در طرح پروژه یک برنامه زمان‌بندی دقیق ایجاد می‌کنند که دارای ضرب‌‌العجل‌هایی برای مراحل مختلف است. از سوی دیگر در سیستم مدیریت پروژه، تمامی کارهای انجام شده روی یک بردار زمانی ثبت می‌شوند تا عملکرد اعضا نیز قابل ردیابی و بررسی باشد.

مدیریت بودجه

هر پروژه‌ای دارای بودجه‌ای مشخص و احتمالا محدود است.

تعیین بودجه لازم برای پروژه نیز یکی از وظائف مدیران پروژه است؛ البته این افراد می‌توانند از نرم‌افزارهای حسابداری و تجربه کارکنان بخش حسابداری نیز برای این موضوع استفاده کنند.

در هر صورت پایبندی به بودجه یکی از اهداف تمامی پروژه‌ها است و مدیران تلاش می‌کنند تا به این هدف دست یابند. آن‌ها همچنین در صورت نیاز شرایط لازم برای تامین مالی بیشتر برای پروژه را فراهم می‌کنند.

مستندسازی اقدامات و نتایج

مدیران پروژه‌ها از بهترین راهکارها برای اندازه‌گیری اقدامات (مانند کار انجام شده بر اساس زمان)، گردآوری داده‌ها با روش‌های سنتی و دیجیتالی و آنالیز داده‌ها استفاده می‌کنند. آن‌ها همچنین اطمینان می‌یابند که تمامی اسناد گردآوری و بایگانی می‌شوند و گزارش‌ها ایجاد می‌شوند.

انواع متدولوژی‌های مدیریت پروژه

مدیران موفق پروژه‌ها برای اجرای روان و دقیق پروژه‌ها از چارچوب‌هایی استفاده می‌کنند که با نام متدولوژی‌های مدیریت پروژه شناخته می‌شوند.

این متدولوژی‌ها مجموعه‌ای اصول، تکنیک‌ها و ابزارها هستند که از آن‌ها برای مراحل مختلف مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌شود و کار تیمی را نیز تسهیل می‌کنند. متدولوژی‌های مختلفی برای مدیریت پروژه‌ها وجود دارند که متناسب با ویژگی‌های پروژه، زمینه کسب‌وکار، وسعت پروژه، اصلاحات مورد نیاز، درخواست‌های مشتریان و ... استفاده می‌شوند. در ادامه برخی از این متدولوژی‌ها را به شما معرفی می‌کنیم.

متودولوژی های مدیریت پروژه متودولوژی های مدیریت پروژه

متدولوژی آبشار

آبشار (Waterfall) یکی از ساده‌ترین و قدیمی‌ترین روش‌های مدیریت پروژه است و نام آن نشانگر اجرای مراحل از بالا به پایین یا از اولویت‌های اول به مراتب بعدی است.

این یعنی در این مدل، ما هیچ فاز جدیدی از پروژه را شروع نمی‌کنیم، مگرآن‌که فاز قبلی با موفقیت به پایان رسیده باشد. از این رویکرد مدیریتی معمولا در پروژه‌هایی ساختارمند با مراحل بسیار استفاده می‌شود که تمامی این مراحل به هم متصل و دارای تقدم و تاخر هستند. در این چارچوب مدیریتی همچنین از نمودار گانت برای زمان‌بندی مراحل و برنامه‌ریزی‌ها استفاده می‌شود.

فلسفه مدیریت پروژه اجایل

اجایل (Agile) پیش از آن‌که یک متدولوژی باشد، یک فلسفه مدیریتی است از انواع مدیریت پروژه پرکاربرد به‌شمار می‌آید.

این یعنی با در فلسفه مدیریتی اجایل یا چابک می‌توان از رویکردهای اسکرام و ... استفاده کرد. در هر صورت، چارچوب اجایل باعث پیشرفت سریع‌تر و افزایش مشارکت اعضای تیم و خودسازمندهی اعضا می‌شود. از روش اجایل در پروژه‌هایی با انعطاف‌پذیری بیشتر در محدودیت‌های زمان و بودجه و نیز در پروژه‌هایی استفاده می‌شود که نیازهای مشتری در آن‌ها مدام در حال تغییر باشد. این روش همچنین در توسعه نرم‌افزار و پروژه‌هایی که نیازمند خلاقیت هستند استفاده می‌شود.

مدیریت پروژه اجایل مدیریت پروژه اجایل

روش مدیریتی چابک نخستین بار با انتشار مانیفست توسعه نرم‌افزار توسط ۱۷ توسعه‌دهنده نرم‌افزار تدوین و معرفی شد.

از جمله موارد استفاده از این روش غیر از حوزه توسعه نرم‌افزار می‌توان به زمینه‌های فرآوری مواد غذایی و تولید محصولات جدید در این زمینه، ساخت تجهیزات پزشکی جدید، وسایل نقلیه موتوری و ... استفاده می‌شود.

متدولوژی اسکرام

متدولوژی اسکرام (Scrum Methodology) یکی دیگر از انواع مدیریت پروژه است که با تعریف رویدادها، ساخته‌ها و ... توصیف می‌شود.

در این چارچوب مدیریتی تیم‌های کاری دارای کمتر از ۱۰ نفر عضو هستند و برای تیم‌های بزرگ‌تر پیشنهاد نمی‌شود. این رویکرد همچنین حالت چرخه‌ای دارد و شامل اسپرینت‌ها می‌شود. جلسات روزانه و دوره‌های دو هفته‌ای تا ماهانه از دیگر ویژگی‌های این چارچوب است.

متدولوژی اسکرام برای موارد نیز مناسب است:

  • وقتی بین تیم‌های رقابت وجود دارد
  • وقتی به بهبود در زمان اندک نیاز دارید
  • وقتی مشتری به‌طور مدام نظر خود را تغییر می‌دهد
  • وقتی امکان تعامل مداوم با مشتری وجود دارد
  • وقتی بخواهیم سرعت تکمیل را افزایش دهیم
مدیریت پروژه اسکرام مدیریت پروژه اسکرام

در متدولوژی اسکرام، سه نقش اساسی برای اعضای تیم تعریف می‌شوند و نکته مهم در این است که اعضا و نقش‌ها بر دیگری برتری ندارند و این ساختار به‌جای سلسله مراتب بر مشارکت حداکثری تمرکز دارد. نخستین نقش، اسکرام مستر است که برنامه‌ریزی رویدادها و مدیریت ارتباطات را برعهده دارد. نقش دوم مالک محصول است که مدیریت بگ لاک و ارتباط با مشتریان و ذی‌نفعان را برعهده دارد و آخرین نقش، همان توسعه‌دهنده است که بیشتر اعضای تیم در این گروه قرار می‌گیرند.

مدیریت پروژه PMBOK

مجموعه دانش مدیریت پروژه (PMBOK) توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) تدوین و ارائه شده است و شامل برخی استانداردها، تکنیک‌ها و دستورالعمل‌های فرآیند است.

در حال حاضر ششمین نسخه از این سند ارائه شده است و مدیران پروژه‌های بسیاری از سراسر جهان از آن استفاده می‌کنند. این سند مانند یک کتاب راهنما است که ۴۹ فرآیند را در یک ساختار ماتریسی در ۵ گروه و ۱۰ حوزه دانش توضیح می‌دهد.

مدیریت پروژه PMBOK مواردی مانند برنامه‌ریزی، بودجه، تامین مالی، پیش‌بینی مالی، نیروهای کار، دانش مدیریت و رفتار سازمانی را دربرمی‌گیرد و موارد همپوشانی و تداخل آن‌ها را نیز ذکر می‌کند.

هر پروژه در این متدولوژی دارای سه فاز با نام‌های ورودی‌ها، ابزار و تکنیک و خروجی‌ها است.

علاوه‌براین همان مراحل 5 گانه چرخه عمر پروژه در این متدولوژی نیز بیان می‌شوند که عبارتند از:

  • شروع
  • برنامه‌ریزی
  • اجرا
  • نظارت و کنترل
  • پایان، تحویل یا بسته‌شدن

روش مسیر بحرانی (CPM)

مسیر بحرانی یک چارچوب مدیریتی ساده و قدرتمند برای برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و اجرای پروژه‌های پیچیده و بزرگ است.

در این متدولوژی از راهکارهایی برای نمایش بصری توالی وظائف در پروژه‌های گوناگون استفاده می‌شود.

روش مسیر بحرانی به مدیران این امکان را می‌دهد که:

  • زمان تکمیل پروژه را محاسبه کنند.
  • زمان لازم برای اجرای فازها را پیش‌بینی کنند.
  • اقداماتی را که به نظارت بالا نیاز دارند و اولویت بیشتری دارند، شناسایی کنند.
  • ریسک‌های پروژه و بحران‌های احتمالی را شناسایی کنند.
مدیریت پروژه بحرانی مدیریت پروژه بحرانی

متدولوژی مسیر بحرانی نخستین بار در اواخر دهه ۱۹۵۰ میلادی توسط مورگان واکر و جیمز کلی توسعه داده شد. برای ایجاد این روش از تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT) نیز الگوبرداری شده است. همانطور که گفتیم این روش برای اجرای پروژه‌های پیچیده مانند پروژه‌های هوافضا و صنایع نظامی، ساخت‌وساز و توسعه محصولات پیچیده مناسب است.

مدیریت پروژه زنجیره بحرانی

متد زنجیره بحرانی (Critical Chain Project Management) یا CCPM توسط الیاهو گلدرات ابداع شد. این متد، چارچوبی برای مدیریت جداول زمانی در پروژه است و در عین حال محدودیت منابع را نیز در نظر می‌گیرد.

دو نکته اساسی در این متد را با هم مرور می‌کنیم:

  • برای تکمیل پروژه چه کارهایی باید انجام شوند.
  • هر اقدام چقدر طول می‌کشد.

برای درک بهتر این متد کافی است تفاوت آن را با متد مسیر بحرانی ذکر کنیم. در متد مسیر بحرانی نیز مدت زمان پروژه محاسبه می‌شود اما در متد زنجیره بحرانی، در دسترس بودن منابع نیز به عنوان یک فاکتور در محاسبه زمان دخیل می‌شود.

در این متد تلاش می‌شود تا از تمامی منابع موجود برای انجام اقدامات لازم برای تکمیل پروژه‌ها استفاده شود. بنابراین پروژه با کمترین موانع و بیشتری منابع و امکانات و نیروها پیش می‌رود و پس از تکمیل آن می‌توانید با خیال راحت به‌سراغ پروژه‌های بعدی بروید.

متدولوژی کانبان

کانبان (Kanban) یکی از مشهورترین انواع مدیریت پروژه است و بیشترین میزان شفافیت در عملکردها را برای مدیران و اعضای تیم ایجاد می‌کند.

این متد دارای اصول، تکنیک‌ها، تابلوهای کانبان و کارت‌های کانبان است. متد کانبان ابتدا در حوزه توسعه‌ نرم‌افزار مورد استفاده قرار می‌گرفت اما مدتی بعد به دلیل اثرگذاری بالا در افزایش راندمان کار در تمامی زمینه‌های صنعت استفاده شد.

البته امروزه نرم‌افزارهای کانبان از این توانایی برخوردار هستند که تابلوها و کارت‌های سنتی را به موارد دیجیتالی تبدیل کنند.

برخی از اصول و ویژگی‌های این متد را با هم بررسی می‌کنیم:

  • برای تغییر نباید عجله کرد و باید زمانی را به آن اختصاص دهید تا به‌طور طبیعی رخ دهد.
  • تغییر تکاملی تدریجی است، نه رادیکال.
  • احترام به اعضای تیم باعث می‌شود همگی اعضا بتوانند تغییرات لازم را شناسایی و اجرا کنند.
  • تغییر مداوم یک نیاز است و مدیران برای این کار به نیروهای کاری انگیزه می‌دهند.

کلمه کانبان به‌معنای بیلبورد در زبان ژاپنی است. متد کانبان نیز اولین بار در کمپانی تویوتا با هدف محدود کردن منابع برای موارد ضروری و اجرای سریع پروژه اجرا شد. امروزه تابلوهای کانبان تقریبا در تمامی زمینه‌های صنعت و کسب‌وکار کاربرد دارند.

در نهایت مدیریت کسب‌و‌کار و پروژه‌ها نیاز به سیستمی برای پیاده‌سازی آموزه‌های بالا دارد تا با نظم و هماهنگی کامل میان تمامی اعضای تیم و رصد مستمر وظایف و پروژه‌ها، اهداف مد نظر مدیران و افراد تیم حاصل شود.

توجه داشته باشید که شما با استفاده از برخی از نرم‌افزارها و پلتفرم‌ها می‌توانید تعامل اعضای تیم را افزایش دهید و بسیاری از فرآیندهای پروژه‌ها و کارها را خودکارسازی کنید. برای این منظور، پلتفرم میزیتو گزینه‌ای ایده‌آل برای شما است. از سوی دیگر انعطاف‌پذیری بالا و امکانات میزیتو با نیازهای مدیریت پروژه هماهنگی دارد. برای استفاده از این مزایا و مدیریت پروژه‌ها در سازمان خود با استفاده از میزیتو می‌توانید در سایت ما ثبت‌نام کنید.

مدیریت پروژه به صورت آنلاین

با استفاده از خدمات میزیتو

مدیریت پروژه آنلاین میزیتو