اسکرام؛
از راگبی تا مدیریت پروژه!

کسب‌وکارهای گوناگون همواره از روش‌های کارآمد برای دستیابی به اهدافی مانند چابکی و بهبود مداوم استقبال می‌کنند. چابکی را می‌توانیم در افزایش سرعت فرآیندها و نیز توانایی سازمان‌ها برای پاسخ سریع به تغییرات بازار معنا کنیم و بهبود مستمر نیز راز ماندگاری کسب‌وکارها در گردونه رقابت است.

یکی از محبوب‌ترین چارچوب‌های مدیریتی برای این اهداف، مدل اسکرام (Scrum) است.

در این مقاله با تمامی نکات مربوط به این مدل از رویدادها و نقش‌ها در اسکرام تا روش پیاده‌سازی آن در سازمان و بهترین نرم‌افزارهای اسکرام آشنا می‌شوید.

حتی اگر طرفدار بازی راگبی نباشید، باز هم ممکن است لحظه‌ای را در این بازی دیده باشید که بازیکنان گردهم می‌آید و سرها به هم نزدیک می‌کنند برای شروع دوباره بازی.

این شکل از کنارهم قرار گرفتن بازیکنان، مدلی از تمرکز نیروها برای رسیدن به بهترین نتیجه در آن لحظه از بازی است که با نام اسکرام یا اسکراماژ شناخته می‌شود. برخی افراد معتقدند نام چارچوب اسکرام در مدیریت پروژه نیز برگرفته از این حالت در بازی راگبی است.

در چارچوب اسکرام نیز هر تیم کاری یک واحد منسجم را برای رسیدن به اهداف مشترک مانند توسعه محصول، بهبود یک فرآیند و ... ایجاد می‌کنند. بنابراین اعضای تیم در این مدل، برای حمایت از دیگری و توانمندسازی یکدیگر تلاش می‌کنند.

بر این اساس در این چارچوب می‌توانیم انتظار داشته باشیم که:

• تعامل بین اعضا افزایش یابد
• اهداف واقع‌بینانه تعیین شوند
• اعضای تیم در حال حمایت از یکدیگر باشند
• هر عضو تیم دارای نقشی منحصربه‌فرد و مؤثر باشد

هدف از تعریف شباهت بازی راگبی و مدل مدیریت پروژه اسکرام این بود که بگوییم؛

اصلا نترسید!

ما تلاش می‌کنیم تا انتهای این مقاله، اسکرام را به ساده‌ترین شکل ممکن اما به‌طور جامع برای شما توضیح دهیم.

آیا اسکرام یک چارچوب رایج است؟

برای افزایش انگیزه شما از خواندن این مقاله بهتر است بدانید اسکرام پرکاربردترین و محبوب‌ترین متدولوژی در فریم‌ورک اجایل (Agile Framework) است. فریم‌ورک اجایل نیز چارچوبی برای کار گروهی در سازمان و ارتباط بین تیم‌های کاری برای تولید محصولات پیچیده، انجام کارهای متنوع و حل چالش‌ها است. فریم‌ورک اجایل، خود دارای چندین متدولوژی مانند کانبان، اسکرام و ... است، اما بیش از نیمی از مدیران پروژه در دنیا که از اجایل استفاده می‌کنند، متدولوژی اسکرام را به‌کار می‌گیرند.

اسکرام یک متدولوژی محبوب برای مدیریت پروژه است. دلیل محبوبیت آن را می‌توان در موارد زیر دانست:

• کسب نتایج عالی در مدیریت فرآیندها
• توسعه بخش‌های مختلف سازمان
• تولید محصولات پیچیده

اسکرام تکرار پذیر است!

مدل اسکرام همچنین یک مدل تکرارپذیر است؛ یعنی می‌توان از آن برای بهبود مداوم استفاده کرد. مزیت آن هم در این است که می‌توانید علاوه‌بر عناصر مشهور آن، عناصری را با هدف بهبود و شخصی‌سازی مبتنی‌بر اهداف سازمان و پروژه، به این چرخه تکرارپذیر اضافه کنید.

اسکرام همچنین رویکردی در هر نوع کار تیمی است که باعث می‌شود بتوانید از آن نه فقط برای مدیریت پروژه که برای تحقیقات علمی و برخی فعالیت‌های دیگر استفاده کنید. در متدولوژی اسکرام مجموعه‌ای از نشست‌ها یا رویدادها، ساخته‌ها، ابزارها و نقش‌ها تعریف می‌شوند تا بتوانیم با استفاده از آن‌ها این مدل را در سازمان و کسب‌وکار پیاده‌سازی کنیم.

• افزایش سرعت و کارآمدی بیشتر
• افزایش کیفیت محصولات و خدمات
• تاکید بر همکاری و کار گروهی

افزایش سرعت و کارآمدی بیشتر برای ارائه محصول یا خدمت، افزایش کیفیت محصولات و خدمات و تاکید بر همکاری و کار گروهی از مهم‌ترین دلایل محبوبیت اسکرام در مدیریت پروژه هستند.

اسکرام پروژه را به بخش‌های کوچک تقسیم می‌کند

در متدولوژی اسکرام، هر پروژه به چندین بخش کوچک‌تر تقسیم می‌شود و این روش امکان بررسی منظم پیشرفت و مدیریت تمام پروژه را آسان‌تر می‌کند. همچنین با این روش اعضای تیم با سرعت بیشتری از مشکلات و چالش‌های جدید باخبر می‌شوند و می‌توانند در کمترین زمان به آن‌ها رسیدگی کنند. در روش اسکرام همچنین کار گروهی دارای ویژگی‌هایی است که در کمتر مدل مدیریت پروژه دیگر مشاهده می‌شود. در این چارچوب، اعضای تیم کاری این فرصت را دارند که ایده‌های جدید را با هم اشتراک بگذارند و در مورد کار یکدیگر نظر بدهند.

نقطه آغاز اسکرام را می‌توان در تحقیقات دو کارشناس کسب‌وکار ژاپنی با نام‌های هیروتاکا تاکوچی (Hirotaka Takeuchi) و ایکوجیرو نوناکا (Ikujiro Nonaka) جستجو کرد.

بازی جدیدِ توسعه محصول

این دو کارشناس زمانی در یک مقاله مشترک به نام "بازی جدیدِ توسعه محصول" که در رسانه هاروارد بیزینس ریویو منتشر شد، برای اولین‌بار با الگو گرفتن از اصطلاح اسکرام در بازی راگبی، از این اصطلاح در زمینه توسعه محصول استفاده کردند.

جف ساترلند و تیمش

بعد از آن مقاله، در سال ۱۹۹۳ برای اولین‌بار، چارچوب اسکرام در شرکت Easel پیاده‌سازی شد. این کمپانی، یک شرکت تولید کننده نرم‌افزار طراحی سایت است به مدیریت جف ساترلند و تیمش که از چارچوب اسکرام برای فرآیندهای کاری استفاده کردند.

فرآیند توسعه اسکرام؛ وقتی کن شوابر اضافه شد!

سرانجام در سال ۱۹۹۵ مقاله‌ای با نام "فرآیند توسعه اسکرام" در "کنفرانس برنامه‌نویسی شیءگرا، سیستم‌ها، زبان‌ها و برنامه‌های کاربردی (OOPSLA)" به شرکت‌کنندگان ارائه شد که توسط ساترلند و کن شوابر نوشته شده بود. این مقاله چارچوب اسکرام را به یک متدولوژی مشهور و رسمی در دنیا تبدیل کرد. در ادامه در سال ۲۰۰۱ پیش‌نویس متنی با نام "مانیفست اجایل" تهیه شد و در سال ۲۰۰۲، اتحادیه اسکرام تاسیس شد که تا امروز بیش از ۱۰۰ هزار گواهینامه اسکرام را صادر کرده است.

اسکرام برای مدیریت پروژه چگونه عمل می‌کند؟

درست مانند متدولوژی‌های کانبان و XP، اسکرام نیز روشی تکرارپذیر، سبک و البته یکپارچه است.

مزیت این متدولوژی در استفاده از تیم‌هایی با اعضای اندک با کارایی بالا است.

اسکرام نوعی طرز تفکر است!

نکته مهم دیگر این‌که بهتر است ابتدا اسکرام را مانند نوعی طرز تفکر در نظر بگیرید؛ نگرشی که با استفاده از آن، تعامل بین اعضای گروه افزایش می‌یابد تا این افراد بتوانند از توانایی‌های خود، همراه با حمایت از یکدیگر، پروژه‌هایی پیچیده تا با هم مدیریت کنند و به سرانجام برسانند؛ یک کار گروهی مؤثر!

تعامل بین اعضای گروه در اسکرام چه ارکانی دارد؟

پیشتر گفتیم که در اسکرام نیز نقش‌هایی برای اعضای گروه تعیین می‌شود.

در اسکرام به دنبال رتبه‌بندی نباشید

اما تمرکز اسکرام بر سلسله مراتب نیست. این یعنی، به‌دنبال برتری و رتبه‌بندی نقش‌ها نباشید؛ زیرا هدف، دستیابی به نتیجه حمایت از یکدیگر است. به‌ همین دلیل جای سلسله‌مراتب بهتر از عنوان سازماندهی استفاده کنیم. نوعی سازماندهی با انعطاف‌پذیری لازم برای ایجاد آزادی در انجام کار و حتی خلاقیت. اما اصول تعامل بین اعضای تیم در اسکرام چیست؟

اصول تعامل بین اعضای تیم در اسکرام چیست:

• شفافیت: شفافیت، اصل اول همکاری در متدولوژی اسکرام است. زیرا این یک کار گروهی منسجم و متمرکز است و همه اعضا، (به‌خصوص فردی که مسئول بررسی نتایج است) باید از تمامی جزئیات پروژه و نتایج در محور زمان باخبر باشند.
• بازرسی: رویدادهای اسکرام فرصت‌هایی را برای آنالیز نتایج فرآیندها و پیشرفت پروژه ایجاد می‌کنند.
• انطباق: هرگونه تنظیمات در مورد چارچوب اسکرام همراه با توافق گروه و آگاهی همه اعضا است و همه اعضا نیز خود را با این تنظیمات وفق می‌دهند.

متدولوژی اسکرام ابتدا برای زمینه توسعه نرم‌افزارها طراحی شده بود، اما امروزه تمامی کسب‌وکارها، سازمان‌ها، تیم‌های کاری و مدیران در تمامی عرصه‌ها می‌توانند از آن استفاده کنند. این چارچوب یکی از بهترین گزینه‌ها برای مدیریت پروژه‌هایی است که انعطاف‌پذیر هستند و در عین حال تیم کاری دارای اعضای پرشمار نیست.

منظور ما از انعطاف‌پذیری چنین مواردی است:

• پروژه‌هایی با زمان تغییر شناور
• پروژه‌هایی با راهکارهای ناشناخته مانند پروژه‌هایی که محصولات پیچیده و جدید دارند
• پروژه‌هایی که به تعامل مداوم با مشتریان نیاز دارند

اما چرا اسکرام برای مدیریت این مدل از پروژه‌ها مناسب است؟

دلیل آن را می‌توان در همان چارچوب تکرارپذیر و منعطف جستجو کرد.

اسکرام تکرار پذیر است

شما با هر بار اجرای این چارچوب، به نتایجی دست پیدا می‌کنید و تجربه‌ای به‌دست می‌آورید و بر اساس آن‌ها در دور بعدی اجرا، خود چارچوب را برای بهبود بیشتر (در صورت لزوم) تغییر می‌دهد (تنظیم می‌کنید). بنابراین ارزیابی مجدد و بی‌وقفه وظایف، اهداف‌ها، نقش‌ها، فرآیند و نتایج ممکن می‌شود و هر بار اجرای اسکرام به‌معنای بهبود بیشتر است.

علاوه‌بر مواردی که در بالا فهرست کردیم، اسکرام برای این موارد نیز کاربرد بالایی دارد:

• در زمان رقابت بین تیم‌های کاری
• در زمان نیاز به بهبود سریع
• زمانی که سهامداران شرکت، مدام نظر خود را در مورد پروژه تغییر می‌دهند
• وقتی می‌خواهید پروژه دارای وقفه‌های مکرر به‌دلایل گوناگون نباشد
• زمانی که می‌خواهید با هر بار اجرای اسکرام، نتایج را به مدیران شرکت انتقال دهید

آنچه با نام اصول اساسی اسکرام می‌شناسیم در واقع تعریفی از مهم‌ترین ویژگی‌ها و جنبه‌های آن هستند که ما را به روش تفکر در این متدولوژی نزدیک می‌کند. اسکرام این اصول را در عین حال در قالب "باید"ها تعریف می‌کند تا همه اعضای گروه از آن‌ها پیروی کنند و به نتایج مورد نظر دست یابند.

این اصول را با هم مرور می‌کنیم:

• کنترل بر اساس فرآیند تجربی: این یعنی در اسکرام به‌جایی مفاهیم تئوری و نتایج قابل لمس، بیشتر بر خود فرآیند تمرکز داریم. در ضمن، ارکان تعامل در اسکرام، از جمله شفافیت، بازرسی و انطباق در این اصل، نمود کامل دارند.
• ویژگی خودسازماندهی: در کنار ویژگی حمایت از یکدیگر، اعضای تیم در مدل اسکرام دارای این اختیار هستند که به‌طور مستقل کار کنند و این ویژگی باعث می‌شود بتوانیم در کنار ارزیابی گروه، نتایج کار افراد را نیز به‌طور مجزا ارزیابی کنیم.
• همکاری: اسکرام یک چارچوب مشارکتی است و نقش‌های متعددی را تعریف می‌کند. در این اصل، سه ویژگی آگاهی (همه اعضای گروه)، بیان و تخصیص وظایف نمود دارند.
• اولویت‌بندی بر اساس ارزش: وظایف در اسکرام بر اساس ارزش آن‌ها و چگونگی انجام آن‌ها اولویت‌بندی و سازماندهی می‌شوند.
• اختصاص زمان برای فعالیت‌ها (تایم‌باکسینگ): به‌طور کلی تایم‌باکسینگ (Timeboxing) به‌معنای مشخص کردن یک زمان ثابت و نیز یک زمان حداکثری برای هر فعالیت در اسکرام است. برای مثال هر رویداد اسکرام دارای تایم‌باکسینگ است و این روش، به‌ویژه، راهکاری برای اختصاص زمان به فعالیت‌هایی است که دقیقا نمی‌دانیم چقدر طول می‌کشند.
• توسعه مداوم یا تکرارپذیر: این اصل را می‌توان اصل نهایی اسکرام دانست که آن را به چرخه‌ای تکرارپذیر از رویدادها تبدیل می‌کند و شما می‌توانید به‌طور مداوم تا دستیابی به بهترین شرایط و بهبود ممکن این چرخه را تکرار کنید.

ویژگی‌های مورد نظر اسکرام از کار تیمی در مدیریت پروژه

راه‌اندازی اسکرام در یک سازمان به‌معنای استفاده از کمک‌های تیم اسکرام برای ایجاد بهترین نتایج در هر پروژه (یا یک پروژه مشخص). چارچوب اسکرام پیشنهاد می‌دهد که همه اعضای تیم از یک بخش یا ایستگاه کاری در سازمان انتخاب نشوند. برای مثال می‌توانید اعضای تیم را از بخش‌های خرید، بازاریابی، پشتیبانی و ... انتخاب کنید. با این حال تمامی این افراد باید در ایجاد بهبودهای مورد نظر نقش داشته باشند. همچنین وقتی می‌گوییم تیم‌های اسکرام بر اساس سلسله مراتب ایجاد نمی‌شوند به این معنا است که در دستیابی به هر هدف با هر عضو از تیم به‌طور یکسان برخورد می‌شود.

ویژگی‌های تیم اسکرام

متدولوژی اسکرام پیشنهاد می‌کند که تیم‌های اسکرام دارای این ویژگی‌ها باشند:

• کوچک باشند: ساترلند و شوابر در مقاله "فرآیند توسعه اسکرام" پیشنهاد می‌دهند که تیم‌های اسکرام دارای ۱۰ عضو یا کمتر باشند. این ویژگی، هم شکاف تعامل بین اعضای گروه را پوشش می‌دهد (پتانسیل تعامل افزایش می‌یابد) و هم تیم به‌اندازه‌ای توانمند و چابک است که کارهایی مهم را با سرعت بالایی انجام دهد.
• هر عضو مستقل و مکمل است: اعضای تیم‌های اسکرام باید از مهارت‌های لازم برای وظایف خود برخوردار باشند، توانایی خودسازماندهی داشته باشند، بتوانند روی اهداف فردی کار کنند و در عین حال از یکدیگر حمایت کنند تا دستیابی به هدف مشترک ممکن شود.
• پاسخگویی: تمامی اعضای تیم اسکرام دارای مسئولیتی مشخص برای ایجاد ارزش و انجام کار هستند. این اعضا در قالب سه نقش محوری شناخته می‌شوند که در بخش‌ "معرفی نقش‌ها در متدولوژی اسکرام"، آن‌ها را به شما معرفی خواهیم کرد.

هر تیم اسکرام دارای سه نقش اساسی است. تعریف این نقش‌ها راهکاری برای سازماندهی تیم بدون ایجاد یک سیستم سلسله‌مراتبی پیچیده است. این نقش‌ها عبارتند از:

• اسکرام مستر (Scrum Master)
• مالک محصول (Product Owner)
• توسعه‌دهندگان یا اعضای تیم توسعه (Development team)

هر تیم دارای یک اسکرام مستر، یک مالک محصول و تعدادی توسعه‌دهنده است. در ادامه با این نقش‌ها آشنا می‌شویم.

اسکرام مستر

مسئولیت اساسی اسکرام مستر این است که اطمینان یابد، اقدامات اعضای تیم در راستای دستیابی به ارزش‌های اسکرام هستند.

ارزش‌های اسکرام عبارتند از:

• تعهد به اهداف
• تمرکز
• تطبیق‌پذیری
• شجاعت

این یعنی اسکرام مستر تلاش می‌کند تا تمامی اعضای تیم در مسیر درست حرکت کنند.

بنابراین اسکرام مستر دارای توانایی بالایی در مهارت‌های اجتماعی و ارتباط مؤثر، کار تیمی، تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و مواردی از این دست باشد و از همه مهم‌تر تمامی اصول، مراحل، ارزش‌ها، نقش‌ها و رویدادهای اسکرام را به‌خوبی بشناسد. اسکرام مستر رهبر گروه است اما این به‌معنای برتری او نسبت به دیگران نیست.

او بیش از هر چیز مسئولیت ایجاد هماهنگی را بر عهده دارد.

برخی از وظایف اسکرام مستر را با هم مرور می‌کنیم:

• برنامه‌ریزی برای زمان برگزاری رویدادهای اسکرام
• دعوت از اعضا و ذی‌نفعان پروژه برای شرکت در رویدادهای اسکرام
• تسهیل برگزاری جلسات روزانه
• رفع موانع برگزاری جلسات
• ایجاد ارتباط‌های فردی برای ایجاد تنظیمات لازم و بررسی‌ها
• اطمینان از دستیابی به اهداف در رویدادهای گذشته‌نگر (مراجعه کنید به بخش رویدادهای ۵گانه اسکرام برای مدیریت انواع پروژه)

مالک محصول

مالک محصول نیز نقش مهمی در مدیریت پروژه با متد اسکرام دارد. فردی که مالک محصول است، اهداف اسپرینت (مراجعه شود به بخش "رویدادهای ۵گانه اسکرام برای مدیریت انواع پروژه")، بهبودهای لازم و نیز موارد موجود در لیست بک لاگ (مراجعه شود به بخش "اصلاح بک لاگ محصول در مدیریت پروژه اسکرام چیست؟") را بررسی می‌کند. او سپس بر اساس این موارد تلاش می‌کند تا اقدامات اعضای تیم اسکرام همگی با این اهداف و نیازها هماهنگی داشته باشند. بنابراین او افراد را به سمت اهداف اساسی اسکرام هدایت می‌کند. او همچنین نقش مهمی در رویداد بررسی اسپرینت دارد و دستاوردهای هر چرخه از اسکرام را برای ذی‌نفعان توضیح می‌دهد.

برخی از مسئولیت‌های مالک محصول عبارتند از:

• مدیریت بک لاگ محصول و اصلاح آن
• سفارش کارها بر اساس اولویت نیازهای موجود در بک لاگ
• تنظیم چشم‌انداز محصول برای اعضای تیم توسعه
• ارتباط با ذی‌نفعان برای دریافت درخواست‌های ایشان و ثبت آن‌ها در لیست بک لاگ

اعضای تیم توسعه

اصطلاح توسعه‌دهنده در زمینه نرم‌افزار اصطلاحی رایج است و از آن‌جا که اسکرام ابتدا در زمینه توسعه نرم‌افزار کاربرد داشته، این نقش‌ها هنوز هم با همین نام‌ها به‌کار می‌روند.

از سوی دیگر این نقش‌ها نه لزوما برای محصولات که ممکن است برای خدمات به‌کار روند. در هر صورت اعضای تیم توسعه افرادی هستند که کارهای عملی را برای تحویل پروژه انجام می‌دهند. این اعضا ممکن است در یک زمینه کاری، مهندسان عمران و طراحان دکوراسیون باشند و در یک زمینه دیگر، مهندسان کامپیوتر، طراحان گرافیک بازی‌های رایانه‌ای، کدنویسان و ... باشند.

آن‌ها از یکدیگر حمایت می‌کنند زیرا هدف همگی آن‌ها یکی است و می‌دانند توانمندسازی دیگری به‌معنای کسب نتیجه بهتر و انجام پروژه در زمان کمتر است. آن‌ها همچنین در برنامه‌ریزی برای دستیابی به اهداف مورد نظر همکاری دارند.

رویدادهای ۵گانه اسکرام برای مدیریت انواع پروژه

اولین راهنمای رسمی اسکرام در سال ۲۰۱۰ از سوی مبدعان این متدولوژی منتشر شد و از آن زمان، بارها این راهنما اصلاح و منتشر شده است. در هر صورت از سال ۲۰۱۰ اسکرام در قالب چارچوبی همراه با رویدادها، ساخته‌ها و نقش‌های مشخص به دنیا معرفی شد.

رویدادهای اسکرام (Scrum Events)

رویدادهای اسکرام (Scrum Events) بخشی اساسی از این چارچوب هستند. آن‌ها ساختاری را ایجاد می‌کنند تا امکان بازرسی در هر بار اجرا و ایجاد تنظیمات در چرخه‌های بعدی ممکن شوند. بر اساس راهنمای اسکرام، این مدل دارای ۵ رویداد است که عبارتند از:

• برنامه‌ریزی اسپرینت (Sprint Planning)
• اسپرینت (The Sprint)
• اسکرام روزانه (Daily Scrum)
• بررسی اسپرینت (Sprint Review)
• اسپرینت گذشته‌نگر (Sprint Retrospective)

ذکر دو نکته در مورد این فهرست اهمیت دارد.

رویداد برنامه‌ریزی اسپرینت (Sprint Planning)

پیش از تعریف رویداد "برنامه‌ریزی اسپرینت" بد نیست به معنای کلمه اسپرینت (Sprint) اشاره کنیم. این کلمه در زبان انگلیسی اولا به‌معنای دویدن سریع در یک مسافت کوتاه است و معنای اصطلاحی رایج آن، تعیین یک دوره زمانی مشخص برای انجام وظایف خاص می‌باشد.

هدف از برنامه‌ریزی اسپرینت این است که درک کنیم هدف یا نتیجه مورد انتظار از اسپرینت در پایان آن چیست و این‌که فرآیند باید چگونه باشد. در این رویداد باید با آمادگی کامل در جلسه شرکت کنید و این موارد را دنبال کنید:

• به‌دنبال جلب نظر ذی‌نفعان پروژه از بررسی اسپرینت باشید.
• مطمئن شوید که اعضای تیم اسکرام فرصت کافی را برای سازماندهی تیم دارند.
• مطمئن شوید امکان اولویت‌بندی کارهای عقب‌افتاده وجود دارد.

برنامه‌ریزی اسپرینت یک رویداد دارای زمان‌بندی است و پیشنهاد می‌شود که برای یک رویداد اسپرینت یک‌ماهه حداقل ۸ ساعت را به برنامه‌ریزی اسپرینت اختصاص دهید.

در این رویداد اسکرام مستر مسئولیت مدیریت جلسه، حضور و غیاب و ... را برعهده دارد. مالک محصول نیز تلاش می‌کند تا محوریت مباحث در سمت‌وسوی هدف اسپرینت باشند.

از سوی دیگر در رویداد برنامه‌ریزی اسپرینت باید به این موارد توجه شود:

• پتانسیل تیم
• عملکرد دوره قبلی (در صورت وجود)
• موارد کاری ناشی از بک لاگ قبلی

اما راهنمای این کار، لیستی از متغیری از درخواست‌ها، نکات مربوط به سلیقه و نیازهای مشتری در ارتباط با محصول است. وقتی یک اسپرینت کامل می‌شود، برخی از نکات از این لیست خط می‌خورند، چون به آن‌ها دست‌یافته‌ایم. از سوی دیگر این امکان وجود دارد که مشتری درخواست‌هایی را به درخواست‌های قبلی خود اضافه کند. بنابراین بک لاگ، لیستی متغیر است.

رویداد اسپرینت (The Sprint) یا اسپرینت واقعی

هدف اساسی از رویداد اسپرینت، توسعه یک محصول ارزشمند بر اساس بک لاگ اسپرینت است.

در این رویداد همچنین اقدامات بازرسی و تطبیق بر اساس این هدف، تعیین و انجام می‌شوند. در این رویداد سعی کار را پیچیده و ناممکن نکنید و اهدافی واقع‌بینانه را ایجاد کنید. برای مثال وقتی پتانسیل تیم اسکرام را تعیین کردید، فقط روی ۷۰ درصد از آن برنامه‌ریزی کنید. این رویداد قلب اسکرام است و معمولا هر در فواصل دو تا سه هفته‌ای برگزار می‌شود و گاهی زمان آن به یک ماه می‌رسد.

هر رویداد اسپرینت به اعضای تیک اسکرام کمک می‌کند تا اقدامات بررسی و تطبیق را انجام دهند و نحوه بهینه‌سازی فرآیند را بیاموزند و برای اجرای آن آماده شوند. نکته مهم دیگر در مورد اسپرینت، تقسیم پروژه‌های بزرگ و پیچیده به قطعات کوچک است که مدیریت را آسان‌تر می‌کند. با این روش، در دوره‌های زمانی کوتاه می‌توان فرآیند را بهینه‌سازی کرد و کارایی را افزایش داد.

رویداد اسکرام روزانه (Daily Scrum)

رویداد یا همان جلسه روزانه اسکرام یک ایونت کوتاه‌مدت روزانه است که هدف اساسی آن پایش روزانه پیشرفت کار به سمت هدف اساسی اسپرینت است.

تمرکز این جلسات روزانه بر شناسایی موانع موجود در راه تامین نیازهای مشتری (در لیست بک لاگ) است. در ضمن در هر روز می‌توان بر اساس شناسایی موانع و راهکارهای رفع آن‌ها برنامه کاری را تغییر داد یا به‌عبارتی، تنظیم کرد و اعضای تیم نیز باید با این تنظیمات همگام شوند.

هدف اساسی این جلسه را به شیوه دیگر می‌توانیم این‌گونه توضیح دهیم: گفتگویی کوتاه و مفید درباره موانعی که ممکن است هدف اسپرینت را به خطر بیندازند.

برخی از نکات مهم دیگر در مورد اسکرام روزانه را با هم مرور می‌کنیم:

• اسکرام روزانه، نیاز به جلسات اضافی در طول روز را کاهش می‌دهد.
• اسکرام روزانه شرایط تعامل بیشتر و اشتراک ایده‌ها را ایجاد می‌کند.
• اسکرام روزانه قابل جایگزین و حذف نیست و برای دستیابی به هدف اسپرینت ضروری است.
• اسکرام روزانه چالش‌های جدید را در زمان مناسب شناسایی می‌کند.
• اسکرام روزانه تطبیق‌پذیری در مقابل تغییرات ناگهانی را افزایش می‌دهد.
• حضور توسعه‌دهندگان محصول در این جلسه ضروری است اما اسکرام مستر نیز می‌تواند شرکت کند.

رویداد بررسی اسپرینت (Sprint Review)

رویداد بررسی اسپرینت یا مروری بر اسپرینت بر اساس مفهوم Product Increment یا PI کار می‌کند.

اصطلاح PI به مجموعه عناصری از لیست بک لاگ است که تا پایان آخرین اسپرینت از لیست خط خورده‌اند. به عبارت دیگر مجموعه نیازهایی از مشتری که توانسته‌ایم تا آخرین اسپرینت، آن‌ها را با توسعه محصول، تامین کنیم. در رویداد بررسی اسپرینت به ذی‌نفعان پروژه این نتایج را نشان می‌دهیم.

گفتگوی بین ذی‌نفعان و اعضای تیم اسکرام، بخش اساسی این رویداد است. از سوی دیگر بازخورد ذی‌نفعان در قبال پیشرفت‌ها باعث روشنگری در مورد ادامه کار و حتی چرخه بعدی اسکرام می‌شود.

رویداد بررسی اسپرینت بعد از پایان یافتن رویداد اسپرینت باید برگزار شود اما اعضای تیم اسکرام باید زمانی را به آماده‌سازی نتایج و تدوین اطلاعات لازم اختصاص دهند تا بتوانند نتایج را به بهترین شکل به ذی‌نفعان نشان دهند.

اگر اسپرینت شما ماهانه (۴ هفته یکبار) باشد، زمان رویداد بررسی اسپرینت می‌تواند ۴ ساعت طول بکشد. مدیریت این جلسه معمولا توسط مالک محصول انجام می‌شود.

رویداد اسپرینت گذشته‌نگر (Sprint Retrospective)

تفاوتی ندارد از کدام متدولوژی اجایل شما کانبان باشد، اسکرامبان باشد یا اسکرام، رتروها (Retros) یا همان رویدادهای گذشته‌نگر از مهم‌ترین رویدادهای در هر چرخه از اسکرام هستند. بازگشت به گذشته و بررسی اسپرینتی که در این دوره برگزار شده است، راهکاری است که از بروز اشتباهات مکرر در اسپرینت‌های بعدی پیشگیری می‌کند.

این رویداد، رویداد رسمی نهایی اسپرینت است و با استفاده از آن می‌توانید اسپرینتی که پایان یافته است از نظر عملکرد، نتایج، اقدامات، بهبود ایجاد شده، تغییرات بک لاگ، ضعف‌ها، نقاط قوت و بازخوردهای دریافت شده و ... بررسی کنید.

زمان این جلسه نهایتا تا ۳ ساعت توصیه شده است. در این جلسه همچنین تمامی اعضای تیم اسکرام حضور خواهند داشت.

برخی از اهداف دیگر این رویداد در متد اسکرام در مدیریت چابک عبارتند از:

• افزایش مداوم تطبیق‌پذیری اعضای تیم با نیازها، اهداف و ...
• استفاده از منابع موجود با پتانسیل بالا
• افزایش مداوم کیفیت محصول
• ایجاد انگیزه بیشتر در میان اعضای تیم اسکرام برای اقدامات و ادامه کار
• بررسی ایده‌های خلاقانه برای بهبودها

اصلاح بک لاگ محصول در مدیریت پروژه اسکرام چیست؟

در ابتدای بخش قبلی (رویدادهای ۵گانه اسکرام برای مدیریت انواع پروژه) برای شما گفتیم که اصلاح بک لاگ (Backlog Refinement) یک رویداد رسمی اسکرام و اجایل نیست. با این حال این فعالیتی است که به‌طور مداوم و در طول رویدادها در صورت نیاز انجام می‌شود.

همانطور که گفتیم، بک لاگ فهرستی از تمام نیازهای مشتری (یا یه‌طور کلی، ذی‌نفعان پروژه مانند سهام‌داران شرکت) است. علاوه‌بر نیازها این فهرست می‌تواند شامل هر خواست مشتری باشد. این فهرست همچنین نشان‌دهنده میزان تلاش مورد نیاز برای بهبود محصول است.

یکی از نقاط عطف در رویداد در حال اجرای اصلاح بک لاگ، جلسه بررسی اسپرینت است که در آن بازخوردهای ذی‌نفعان را دریافت می‌کنیم.

این جلسه به ما کمک می‌کند لیست بک لاگ را اصلاح کنیم، نیازهای تامین شده را از فهرست پاک کنیم و نیازها و درخواست‌های جدید را (در صورت وجود) به فهرست اضافه کنیم.

در راهنمای اسکرام از این رویداد با عنوان یک فعالیت مداوم یاد می‌شود. بنابراین می‌توانید برای آن جلسه‌ای غیررسمی در نظر بگیرید یا در طول رویدادهای اسکرام و دیگر اقدامات گروهی به آن بپردازید.

ساخته‌ها یا مصنوعات (artifacts) ابزارهایی هستند که اعضای تیم اسکرام می‌سازند و با استفاده از آن‌ها اهداف پروژه (مانند تولید محصول جدید، بهینه‌سازی محصول یا ...) را دنبال می‌کنند. این ساخته‌های راهنمای تمامی اقدامات در رویدادهای اسکرام هستند. در ادامه با ساخته‌های اسکرام آشنا می‌شویم.

بک ‌لاگ محصول

بک ‌لاگ محصول (Product backlog) را پیشتر به شکل تمامی درخواست‌ها و نیازهای مشتری تعریف کردیم. از نگاهی دیگر می‌توانیم آن را در قالب تمامی الزامات، ویژگی‌های مورد نظر و بهبودهای لازم برای محصول تعریف کنیم. این لیست توسط مالک محصول یا اسکرام مستر تهیه می‌شود.

از لیست با نام فهرست ToDo برای تیک اسکرام نیز یاد می‌شود.

این لیست به‌طور مداوم در حال تغییر است؛ هم به‌خاطر درخواست‌های جدید مشتری و هم به‌خاطر آن‌چه در مراحل انجام پروژه می‌آموزیم و مواردی که می‌خواهیم از ایده‌های جدید استفاده کنیم.

آیتم بک لاک

آیتم بک لاگ (Product Backlog Item) یا PBI یک عنصر از بک لاگ است که یک ردیف کاری را مشخص می‌کند. این آیتم به ما نشان می‌دهند یکی از الزامات محصول چیست و چگونه می‌خواهیم آن را برآورده کنیم. در برخی از موارد این آیتم را در قالب یک داستان (یا روایت) توضیح می‌دهیم؛

بک لاگ اسپرینت

بک لاگ اسپرینت (Sprint backlog) بر اساس کاری است که تا پایان آخرین اسپرینت انجام شده است و هم نشان می‌دهد چه کارهایی باید در اسپرینت بعدی انجام شوند. بنابراین موارد مورد نیاز برای increment را نیز نشان می‌دهد.

ارزش‌های اساسی اسکرام برای مدیریت موفق پروژه‌ها

شفافیت، بازرسی و تطبیق یا سازگاری به‌عنوان سه رکن اساسی اسکرام در راهنمای اسکرام معرفی شدند. این ارکان باعث می‌شوند تیم‌ها بتوانند با تعامل بالا و مؤثر با هم کار کنند. از سوی دیگر باید به یاد داشته باشیم که اسکرام یک استراتژی نیست؛ یلکه فرآیندی تکرارپذیر و منعطف نسبت به نیازها، زمینه کسب‌وکار، نوع پروژه و ... است.

با این حال در عین تطبیق‌پذیری، چارچوبی است که از استانداردها، نقش‌ها شیوه‌ها شکل می‌گیرد و سازمان را قادر می‌سازند که بداند چه کارهایی برای بهبود باید انجام شوند.

بر این اساس برای اسکرام ۵ ارزش تعریف شده است که باعث می‌شود، اسکرام با کیفیت بالا اجرا شود.

ما می‌توانستیم این ارزش‌ها را نیز در ابتدای این مقاله در کنار نکات دیگر معرفی کنیم ولی شما ابتدا باید با عناصر ملموس اسکرام مانند نقش‌ها و رویدادها آشنا شوید تا سپس بدانید با کدام ارزش‌ها و اصول اخلاقی می‌توان اسکرام را بهتر اجرا کرد. در ادامه ارزش‌های ۵گانه اسکرام (Scrum Values) را در جدول زیر به شما معرفی می‌کنیم:

تعهد	اعضای تیم اسکرام باید به پیشرفت کار متعهد باشند. برخی تعهدات مبتنی‌بر اسپرینت هستند و در زمان تعیین شده برای دستیابی به آن‌ها تلاش می‌کنید. برخی تعهدات از نوعی تیمی هستند که انعطاف‌پذیری در برابر تغییرات جدید در این دسته قرار می‌گیرد و برخی دیگر نیز تعهدات مربوط به کارهای فردی شما می‌باشند.
تمرکز	تمرکز یکی از مهم‌ترین اصول اسکرام است که انجام پروژه؛ حل مشکلات و بهبودهای لازم را در زمان کم ممکن می‌سازد.
انعطاف‌پذیری	منظور از انعطاف‌پذیری، استقبال از تغییرات، استقبال از کار تیمی و استقبال از یادگیری است.
احترام	کار تیمی بدون احترام گذاشتن به همکاران و تجربه و تصمیمات آن‌ها ممکن نیست.
شجاعت	راز موفقیت در سازگاری با تغییرات، شجاعت است. از سوی دیگر برای حل چالش‌ها و ارائه راهکارها و ایده‌های جدید به شجاعت نیاز داریم.

وقتی می‌گوییم: متد اسکرام در مدیریت چابک، کلمه چابکی در این عبارت عموما به اجایل (Agile) اشاره دارد. بسیاری از مردم نیز معمولا اسکرام و اجایل را با هم اشتباه می‌گیرند. اما یکبار برای همیشه به شما می‌گوییم: این دو با هم تفاوت دارند. در واقع اسکرام تنها یکی از انواع متدولوژی اجایل است. اما اجایل دقیقا چیست؟ مفهوم اجایل را با هم بررسی می‌کنیم.

مدیریت پروژه اجایل چیست؟

مدیریت پروژه اجایل (Agile Project Management) در واقع نوعی فلسفه مدیریتی یا چارچوب مدیریت پروژه است که از رویکرد چرخه‌ای یا تکرارشونده استفاده می‌کند. هدف از رویکرد اجایل نیز بازگشت سرمایه اولیه برای کسب‌وکارها می‌‌باشد اما اجایل برای دستیابی به این هدف بر ویژگی‌های محصول و بهبودهای لازم تمرکز دارد. از سوی دیگر برای اجرای فلسفه مدیریت پروژه اجایل، از روش‌های مختلفی استفاده می‌شود که کانبان، XP و اسکرام، رایج‌ترین آن‌ها هستند.

تفاوت‌های اسکرام و اجایل

دلیل مهم این‌که بسیاری از افراد، اسکرام و اجایل را با هم اشتباه می‌گیرند و یا گاهی این دو نام را به‌جای هم به‌کار می‌گیرند، وجود شباهت‌ها و همپوشانی‌ها است. از شباهت‌های اسکرام و اجایل می‌توان به کار تیمی، تصمیم‌گیری مشترک، تعامل مداوم با مشتری، وجود یک فرآیند تکرارشونده و تلاش برای ایجاد چابکی بیشتر اشاره کرد.

با این حال اسکرام و اجایل، تفاوت‌هایی نیز دارند که آن‌ها را با هم بررسی می‌کنیم:

• اجایل یک فلسفه و اسکرام یک متدولوژی در مدیریت پروژه است.
• اسپرینت‌ها در اسکرام کوتاه‌تر هستند و تحویل‌ها نیز کوچک‌تر می‌باشند.
• همه‌چیز در اجایل در پایان پروژه تحویل داده می‌شود.
• در اجایل، اعضای تیم ممکن است چند نقش داشته باشند اما در اسکرام هر عضو فقط یک نقش دارد.

بهترین نرم‌افزارهای اسکرام برای مدیریت بهینه پروژه

نرم افزار اسکرام یکی از ابزارهای کاربردی برای مدیریت پروژه با متد اسکرام است. نرم‌افزارهای اسکرام به اعضای تیم اسکرام برای کار بر روی پروژه‌ها در چرخه‌های اسکرام و رویدادها کمک می‌کنند. از ویژگی‌های نرم‌افزار اسکرام می‌توان از ارائه گزارش وضعیت و گزارش پیشرفت، برخورداری از لیست بک لاگ، داشبوردهای معیارهای عملکردی تیم و ... یاد کرد.

مراحل پیاده‌سازی متد اسکرام در سازمان

بعد از آشنایی با اصول، رویدادها و نقش‌های اسکرام، نوبت به پیاده‌سازی آن در کسب‌وکار می‌رسد. قبل از پیاده‌سازی اسکرام پیشنهاد می‌کنیم متدهای دیگر مدیریت پروژه را نیز بررسی کنید و نیازها و شرایط پروژه و مشتری را بسنجید. برای مثال اگر مشتری به مشارکت گسترده متعهد نیست و از شما انتظار تغییرات عمده در زمان کم را ندارد، ممکن است متد آبشار (Waterfall) برای شما بهتر باشد.

در ادامه مراحل اسکرام در مدیریت پروژه را به شما معرفی می‌کنیم:

• اعضای تیم اسکرام را انتخاب کنید: فراخوانی برای افراد از بخش‌های مختلف سازمان.
• طول اسپرینت را مشخص کنید: اسپرینت یک بازه زمانی ۷ تا ۳۰ روزه دارد که زمان آن متناسب با میزان کار و اهداف تعیین می‌شود.
• اسکرام مستر را تعیین کنید: اسکرام مستر مانند مدیر پروژه است با این تفاوت که چیزی را به تیم دیکته نمی‌کند. از وظایف او می‌توان به ایجاد هماهنگی بین اعضا برای اقدامات، ایجاد هماهنگی برای برگزاری رویدادها، حل مشکلات گروه و ... اشاره کرد.
• مالک محصول را تعیین کنید: مالک محصول ارتباط مداوم با مشتری دارد و بک لاگ را تنظیم می‌کند و همچنین اطمینان حاصل می‌کند که اقدامات در راستای دستیابی به اهداف هستند.
• بک لاگ اولیه محصول را ایجاد کنید: بک لاگ اولیه فهرستی از تمامی الزامات محصول بر اساس نیازهای مشتری است و اقدامات را شکل می‌دهد.
• برای اولین اسپرینت برنامه‌ریزی کنید: این اولیه مرحله عملی است که با نام رویداد برنامه‌ریزی اسپرینت می‌شناسیم. در این رویداد، آیتم‌های بک لاگ توسط اعضای تیم، اولویت‌بندی می‌شوند.
• برگزاری اسپرینت گذشته‌نگر و شروع چرخه جدید: در اسپرینت گذشته‌نگر تمامی اقدامات قبلی را بررسی می‌کنید و سپس برای اسپرینت بعدی برنامه‌ریزی کنید.

سازماندهی اقدامات برای توسعه و مدیریت پروژه در متد اسکرام کار چندانی آسانی نیست؛ با این حال تیم‌هایی که اصول کلیدی آن پایبند باشند و به‌طور مؤثر و پیگیر عمل کنند، از مزایای این متد مدیریت پروژه بهره‌مند می‌شوند.

برخی از مهم‌ترین مزایای اسکرام برای مدیریت پروژه را با هم مرور می‌کنیم:

• اهداف پروژه در اسپرینت به‌وضوح تعریف می‌شوند و شفافیت بالایی در کار وجود دارد.
• اهداف تیم، جزئی، کوچک، دقیق و واقع‌بینانه هستند.
• اسکرام از انعطاف‌پذیری بالایی برای استقبال از تغییرات سریع و نیازهای جدید برخوردار است.
• کنترل و آزمایش‌های مکرر باعث می‌شود که اشکالات محصولات سریع‌تر شناسایی شده و رفع شوند.
• رویدادهای اسکرام تعامل بیشتر اعضای گروه را ممکن می‌سازند.
• در رویداد بررسی اسپرینت، امکان تعامل سازنده میان مشتری و اعضای تیم اسکرام وجود دارد.
• تحویل به‌موقع محصول و انجام پروژه در کمترین زمان از دیگر مزایای اسکرام است.
• متد اسکرام در مدیریت چابک، باعث ایجاد تیم‌هایی با انسجام بسیار بالا می‌شود.
• اسکرام به توسعه‌دهندگان این امکان را می‌دهد که روی ایده‌های جدید کار کنند.
• متد اسکرام، ریسک‌ها را کاهش و فرصت‌های بهبود را افزایش می‌دهد.
• استفاده مؤثر از زمان و منابع برای انجام پروژه از مزایای اسکرام است.

اسکرام در کنار مزایای خود دارای محدودیت‌ها و معایبی است. با شناخت این معایب و محدودیت‌ها بهتر می‌توانید برای انتخاب یا عدم انتخاب آن تصمیم‌گیری کنید. برای مثال انعطاف‌پذیری زمانی که در برخی مواقع یک مزیت است می‌تواند باعث طولانی شدن زمان انجام پروژه نیز شود.

برخی از دیگر معایب اسکرام عبارتند از:

• اگر اعضای تیم، متعهد یا اهل همکاری نزدیک نباشند، امکان شکست پروژه زیاد است.
• اسکرام برای تیم‌های کاری با اعضای بسیار زیاد چندان مناسب نیست.
• اسکرام به اعضای باتجربه نیاز دارد و اعضای مبتدی در این متد کارایی مناسب را ندارند.
• گاهی اوقات برگزاری جلسات روزانه برای اعضای تیم و بررسی مشکلات برای اعضا دشوار است.
• ترک هر عضو از گروه در اواسط کار ممکن است تبعات زیادی داشته باشد.

سوالات متداول اسکرام

اگر در حال طراحی و توسعه محصولی پیچیده هستید، اگر مشتریان شما هنوز دقیقا نمی‌دانند چه می‌خواهند و ممکن است در اواسط کار، نیازهای جدید را اعلام کنند و اگر پروژه شما دارای مهلت زمانی دقیق نیست، متد مدیریت پروژه اسکرام می‌تواند یکی از بهترین انتخاب‌ها برای شما باشد.

توجه داشته باشید که شما با استفاده از برخی از نرم‌افزارها و پلتفرم‌ها می‌توانید تعامل اعضای تیم اسکرام را افزایش دهید و بسیار از کارها را خودکارسازی کنید. برای این منظور، پلتفرم میزیتو گزینه‌ای ایده‌آل برای شما است. از سوی دیگر انعطاف‌پذیری بالا و امکانات میزیتو با نیازهای متد اسکرام هماهنگی دارد. برای استفاده از این مزایا و پیاده‌سازی اسکرام در سازمان خود با استفاده از میزیتو می‌توانید در سایت ما ثبت‌نام کنید.